Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf den Partnerseiten und im Partnerportal der KH-IT SERVICE GmbH.

Verantwortlich und Kontakt

KH-IT SERVICE GmbH, Plauener Straße 21, 44139 Dortmund, vertreten durch Geschäftsführer Bastian Stockhausen. Allgemeiner Kontakt: backoffice@kh-it.gmbh. Weitere Angaben stehen im Impressum.

Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie an datenschutz@kh-it.de. Diese Kontaktadresse wird für Datenschutzanliegen der Gesellschaft verwendet.

Besuch der Website

Beim Aufruf verarbeitet die technische Infrastruktur insbesondere die IP-Adresse, den Zeitpunkt, die angeforderte Adresse und Angaben zum Browser. Dies dient der Auslieferung der Seiten, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Für den Betrieb nutzen wir Render. Datenbank, Konten und hochgeladene Dateien werden mit Supabase bereitgestellt. Bilder und Dateien können daher auch direkt von Supabase abgerufen werden. Dabei erhält der jeweilige Dienst die technisch notwendigen Verbindungsdaten.

Diese Website verwendet keine Werbepixel oder Werkzeuge zur Reichweitenmessung. Schriftarten werden mit der Website ausgeliefert. Eine gegebenenfalls gespeicherte Darstellungswahl dient nur der von Ihnen gewählten Anzeige.

Entwürfe im Förderkompass

Der Förderkompass merkt sich Auswahl, Freitexte, Kontaktdaten und ein gewähltes Logo im Sitzungsspeicher des aktuellen Browser-Tabs. Dadurch bleiben Ihre Eingaben beim Neuladen erhalten. Nach 24 Stunden ohne Nutzung wird der Entwurf beim nächsten Aufruf verworfen. Sie können ihn mit „Von vorne beginnen“ sofort entfernen. Neue Entwürfe werden nicht dauerhaft im lokalen Speicher abgelegt. Die Speicherung allein übermittelt keine Formulardaten an uns.

Normalerweise endet die Speicherung mit dem Schließen des Tabs. Eine Wiederherstellung der Browser-Sitzung kann sie jedoch erhalten. Aus alten dauerhaft gespeicherten Entwürfen werden nur bekannte Katalogauswahlen übernommen. Kontaktangaben, Logos und Freitexte dieser Altentwürfe werden entfernt. Weitere Angaben enthält die Datenschutzerklärung zum Förderkompass.

Konten und Anmeldung

Die Partnerbetreuung vergibt Zugänge zum geschützten Pflegebereich. Eine offene Selbstregistrierung ist nicht vorgesehen. Verarbeitet werden die Kontoadresse, Name, zugeordnete Organisation, Rolle und Anmeldeinformationen. Passwörter werden als kryptografische Prüfwerte gespeichert, nicht als lesbarer Text.

Notwendige Sitzungsdaten im Browser ermöglichen die Anmeldung und die Prüfung der Zugriffsrechte. Ihre Nutzung beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die Verarbeitung der Kontodaten dient unserem berechtigten Interesse an der sicheren Verwaltung der Partnerbeziehungen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Verliert eine Person den Zugriff auf ihre Zwei-Faktor-Anmeldung, prüfen wir vor dem Zurücksetzen ihre Identität über Kontaktdaten, die uns bereits vorliegen, etwa durch einen Rückruf, oder über eine Bestätigung des Partnerunternehmens. Das Zurücksetzen halten wir mit Zeitpunkt, ausführender Person und Prüfweg fest, damit sich ein Missbrauch nachvollziehen lässt. Diese Angaben löschen wir zusammen mit dem Konto.

Unternehmensprofile und Ansprechpartner

Unternehmensangaben stammen aus den Unterlagen der Partner, aus ihrer eigenen Pflege im Portal oder aus öffentlich zugänglichen Unternehmensquellen. Partnerunternehmen veröffentlichen die Fassung ihrer Seite selbst. Entwürfe und ruhende Profile erscheinen nicht im öffentlichen Verzeichnis.

Personenbezogene Angaben zu Ansprechpartnern, insbesondere Name, Funktion, Foto und direkte Kontaktdaten, werden nur mit dokumentierter Einwilligung veröffentlicht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Die Freigabe einzelner Kontaktfelder lässt sich im Profil steuern. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die oben genannte Datenschutzadresse widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Anfragen und bereitgestellte Dateien

Wenn Sie Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir Ihre Angaben und den Inhalt der Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Bei einer Anfrage an einen bestimmten Partner wird das Anliegen diesem Partner zur Bearbeitung zugänglich gemacht. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei eigenen vorvertraglichen oder vertraglichen Anliegen, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Bitte übermitteln Sie keine Patienten- oder Gesundheitsdaten. Hochgeladene Partnerdateien werden technisch geprüft und erst mit der Veröffentlichung durch das Partnerunternehmen öffentlich bereitgestellt. Der heruntergeladene Inhalt und Verweise auf externe Angebote können eigenen Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters unterliegen.

Dienstleister und Übermittlungen

Render Services, Inc. betreibt die Webanwendung. Supabase Pte. Ltd. stellt Datenbank, Anmeldung und Dateiablage bereit. Für Webdienst und Projekt ist Frankfurt am Main als Region eingestellt. Der Speicherort allein schließt Zugriffe aus anderen Ländern, etwa im Support oder durch Unterauftragnehmer, nicht aus.

Die veröffentlichten Vertragsbedingungen beider Anbieter beziehen Regelungen zur Auftragsverarbeitung ein. Angaben zu Unterauftragnehmern und Garantien für internationale Übermittlungen finden Sie in den Datenschutzbedingungen von Render und im Datenschutzvertrag von Supabase. Eine Kopie beziehungsweise Auskunft zu den für unsere Verarbeitung maßgeblichen Garantien kann über die oben genannte Datenschutzadresse angefragt werden.

Die Lettermint B.V., Zwolle, Niederlande, versendet als Auftragsverarbeiter die E-Mails der Website und des Partnerportals. Sie erhält dafür Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt der jeweiligen E-Mail und verarbeitet technische Zustelldaten. Nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung werden die E-Mail-Daten innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Öffnungs- und Klickmessung sind für diese E-Mails ausgeschaltet. Einzelheiten enthalten der Vertrag zur Auftragsverarbeitung von Lettermint und die Liste der Unterauftragnehmer.

Speicherdauer

Konten und zugeordnete Daten werden für die Verwaltung des Zugangs und der Partnerbeziehung gespeichert. Veröffentlichungsstände, Freigaben und Änderungen werden zur Nachvollziehbarkeit festgehalten. Beim Offline-Schalten eines Profils endet die öffentliche Darstellung; die internen Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht.

Maßgeblich für eine weitere Speicherung sind der fortbestehende Zweck, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Erforderlichkeit zum Nachweis oder zur Abwehr von Ansprüchen. Entfallen diese Gründe, sind personenbezogene Daten zu löschen. Löschanliegen können Sie jederzeit an uns richten. Eine einzelne feste Frist gilt nicht für alle Datenarten.

Technische Protokolle unterliegen zusätzlich den Aufbewahrungsgrenzen des jeweiligen Dienstes und Tarifs. Für die im aktuellen Render-Tarif zugänglichen Anwendungsprotokolle nennt der Anbieter sieben Tage. Dies ist keine Frist für Konten, Inhalte oder alle Sicherheitsprotokolle der Dienstleister.

E-Mails aus dem Partnerportal

Für Zugänge zum Partnerportal und die Zusammenarbeit mit Partnern versenden wir E-Mails: Einladungen an Personen, die unsere Partnerbetreuung für ein Partnerunternehmen einträgt, Hinweise zu neuen Rollen, Verweise zum Zurücksetzen eines Passworts, Hinweise nach dem Zurücksetzen der Zwei-Faktor-Anmeldung sowie Hinweise zu Freigaben, Nachweisen und Fristen. Anfragen über eine Partnerseite leiten wir per E-Mail an das jeweilige Partnerunternehmen und in Kopie an unsere Partnerbetreuung weiter, Bewerbungen als Partner an unsere Partnerbetreuung. Dafür verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, das zugeordnete Partnerunternehmen, die Rolle und den Inhalt der Nachricht.

Den Versand übernimmt Lettermint als Auftragsverarbeiter. Ein Einladungslink gilt sieben Tage. E-Mails, die die Anwendung selbst versendet, halten wir in einem Versandprotokoll fest: Empfänger, Betreff, Text, Anlass, Zeitpunkt und Versandstatus. Einladungs-, Bestätigungs- und Rücksetzlinks stehen dort nur als Platzhalter. Verweise zum Zurücksetzen eines Passworts, die eine Person selbst anfordert, versendet unser Anmeldedienst über Lettermint. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Verwaltung der Partnerbeziehungen und der Bearbeitung von Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Newsletter

Mit unserem Newsletter informieren wir über den Krankenhaustransformationsfonds, über unsere Tagungen, Partnerschaften und Leistungen sowie mit Vorstellungen unserer Partnerunternehmen und deren Angebote. Der Newsletter ist Werbung. Wir senden ihn nur, wenn Sie eingewilligt und Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben. Die vorgestellten Partnerunternehmen erhalten keine Daten über die Empfängerinnen und Empfänger. Eine Anfrage an uns oder an einen Partner ist keine Anmeldung zum Newsletter.

Welche Daten wir verarbeiten

Pflicht ist Ihre E-Mail-Adresse. Freiwillig sind Vorname, Nachname, Organisation und die Angabe, für welche Art von Organisation Sie arbeiten. Mit den freiwilligen Angaben sprechen wir Sie persönlich an und stellen Inhalte für Krankenhäuser, Anbieter oder andere Organisationen zusammen. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung halten wir die Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung, das genutzte Formular sowie Wortlaut und Fassung der Einwilligung fest. Beim Versand wird ausgewertet, ob Sie eine Ausgabe öffnen und welche Links Sie anklicken.

So läuft die Anmeldung ab

Nach dem Absenden senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Bis zur Bestätigung stehen Ihre Angaben nur verschlüsselt in diesem Link. Sie stehen im Teil nach dem Zeichen #, den Browser nicht an den Server übertragen, und erscheinen deshalb in keinem Serverprotokoll. Den Versand der Bestätigungsmail halten wir in unserem Versandprotokoll fest: Empfängeradresse, Betreff, Text ohne den Bestätigungslink, Zeitpunkt und Versandstatus. Die Bestätigungsmail enthält keine Öffnungs- oder Klickmessung. Der Link ist sieben Tage gültig.

Erst wenn Sie auf der Bestätigungsseite „Anmeldung bestätigen“ wählen, übernehmen wir Ihre Angaben in unsere Kundenverwaltung Pipedrive, halten den Nachweis als Notiz fest und setzen Ihren Status auf „Abonniert“. Eine angegebene Organisation verknüpfen wir nicht automatisch mit einem Datensatz, sie steht nur in der Notiz. Sind Sie bei uns als abgemeldet geführt, schalten wir den Newsletter nicht automatisch wieder ein, sondern prüfen das zuerst. Um Missbrauch zu begrenzen, zählen wir Anmeldungen und Bestätigungen je IP-Adresse und je E-Mail-Adresse. Dafür bilden wir im Arbeitsspeicher des Servers pseudonyme Prüfwerte, die nicht dauerhaft gespeichert werden.

Versand und Erfolgsmessung

Den Newsletter versenden wir mit Pipedrive Campaigns. Dabei wird bezogen auf Ihre Adresse ausgewertet, ob Sie eine Ausgabe öffnen und welche Links Sie anklicken. Dazu lädt jede Ausgabe beim Öffnen eine kleine Bilddatei von einem Server von Pipedrive, und Links führen zunächst über einen Server von Pipedrive. Wir nutzen die Auswertung, um zu erkennen, welche Themen auf Interesse stoßen, und um den Newsletter zu verbessern. Die Erfolgsmessung ist Teil Ihrer Einwilligung und lässt sich nicht getrennt vom Newsletter abwählen.

Rechtsgrundlagen

Versand und Erfolgsmessung beruhen auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Für Werbung per E-Mail gilt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, für das Auslesen von Informationen beim Öffnen einer Ausgabe § 25 Abs. 1 TDDDG. Bestätigungsmail, Notiz und Versandprotokoll dienen dem Nachweis der Einwilligung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Grundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 DSGVO, hilfsweise unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Begrenzung von Missbrauch beruht auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren Angebot nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Empfänger und Dienstleister

Für den Newsletter setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

• Pipedrive OÜ, Tallinn, Estland: Kundenverwaltung mit Kontakt, Nachweisnotiz und Status sowie Versand über Pipedrive Campaigns einschließlich Erfolgsmessung.
• Lettermint B.V., Zwolle, Niederlande: Versand der Bestätigungsmail.
• Supabase Pte. Ltd., Region Frankfurt am Main: Datenbank mit dem Versandprotokoll.
• Render Services, Inc., Region Frankfurt am Main: Betrieb der Website mit Anmelde- und Bestätigungsschnittstelle.

Innerhalb der Gesellschaft haben die Personen Zugriff, die mit Pipedrive und dem Postfach backoffice@kh-it.gmbh arbeiten.

Übermittlung in Drittländer

Pipedrive übermittelt Daten auch an die Pipedrive Inc. in den USA und setzt weitere Unterauftragnehmer außerhalb der Europäischen Union ein. Ein Zugriff aus Drittländern, etwa im Support, ist deshalb nicht auszuschließen. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung bezieht dafür die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission ein. Die Pipedrive Inc. ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Einzelheiten enthalten der Vertrag zur Auftragsverarbeitung von Pipedrive und die Liste der Unterauftragnehmer. Für Render, Supabase und Lettermint gelten die Angaben unter „Dienstleister und Übermittlungen“. Eine Kopie beziehungsweise Auskunft zu den Garantien können Sie über die oben genannte Datenschutzadresse anfragen.

Speicherdauer

Solange Sie den Newsletter beziehen, speichern wir Ihre Angaben in Pipedrive. Nach einem Widerruf erhalten Sie keinen Newsletter mehr. Ihr Kontakt bleibt mit dem Status „Abgemeldet“ gekennzeichnet, solange wir ihn in Pipedrive führen, damit Sie nicht versehentlich erneut angeschrieben werden. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir auf, solange wir ihn zum Nachweis oder zur Abwehr von Ansprüchen benötigen. In der Regel ist das bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB der Fall, also drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Bezug endet. Einträge im Versandprotokoll bewahren wir nach demselben Kriterium auf, auch bei nicht bestätigten Anmeldungen, weil sie den Versand der Bestätigungsmail belegen. Bestätigen Sie nicht, legen wir nichts in Pipedrive an. Der Link verfällt nach sieben Tagen. Das ist keine Löschfrist für das Versandprotokoll. Eine automatische Löschung ist nicht eingerichtet. Löschanliegen können Sie jederzeit an uns richten.

Widerruf und Widerspruch

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder per E-Mail an backoffice@kh-it.gmbh. Der Widerruf beendet Newsletter und Erfolgsmessung. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Ihre Rechte

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Einwilligungen können Sie für die Zukunft widerrufen. Beruht eine Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt.

Änderungen

Wenn sich der Betrieb oder die Verarbeitung ändert, passen wir diese Hinweise an.